Informativa per la gestione delle segnalazioni di illeciti, c.d. Whistleblowing

Il titolare del trattamento dati è Demetra S.r.l. nella persona del Legale rappresentante pro tempore. Demetra ha nominato ex art. 38 GDPR come DPO l’Avv. Alessandra Delli Ponti, contattabile all’indirizzo mail: dpo@ambulatoridemetra.it o a.delliponti@avvocatodelliponti.it .

In alternativa, per esercitare i propri diritti l’interessato può contattare l’indirizzo e-mail: urp@ambulatoridemetra.it

FONTE DEI DATI PERSONALI

I dati personali trattati sono acquisiti direttamente dal soggetto che effettua la segnalazione di presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione dei propri rapporti, servizi o forniture con Demetra. I dati personali sono dunque acquisiti in quanto contenuti nella segnalazione, o in atti e documenti allegati alla segnalazione, e potranno riferirsi alle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite e alle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, tra cui, se del caso, i soggetti segnalanti stessi.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA

I dati personali vengono trattati allo scopo di ricevere e gestire le segnalazioni di presunte condotte illecite. In particolare, il Titolare gestirà il procedimento di whistleblowing, tramite attività istruttorie di verifica della fondatezza di quanto segnalato, e potrà adottare misure correttive all’interno dell’organizzazione intraprendendo, ad esempio, azioni disciplinari o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite. Tali finalità di trattamento si basano sul rispetto di un obbligo di legge (Direttiva UE 2019/1937, D.lgs 24/2023 e Decreto Legislativo 231/2001), nonché, a seconda della tipologia di segnalazione, sulla necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.

TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

La ricezione e la gestione delle segnalazioni potranno comportare trattamenti di dati personali comuni (es. anagrafici, professionali, ecc.) e, a seconda del contenuto delle segnalazioni, di categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR (es. condizioni di salute, orientamento sessuale, appartenenza politica o sindacale) e di dati personali relativi a condanne penali e reati.

NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E TUTELA DELL’IDENTITÀ DEL SEGNALANTE

La Procedura prevede l’invio di posta o la segnalazione telefonica direttamente al Gestore delle Segnalazioni, potranno, quindi, essere inviate segnalazioni in forma anonima e l’attività sarà svolta del rispetto dell’anonimato. In altre parole, è rimessa alla volontà di ciascun segnalante la decisione circa quali dati personali conferire e/o il livello di dettaglio di informazioni da presentare in fase di segnalazione.

La procedura di Segnalazione attuata da DPO garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023.

DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

Il Titolare del trattamento ha individuato i soggetti autorizzati a trattare i dati di cui alla Procedura di Segnalazione, tra cui il Gestore delle Segnalazioni.

Inoltre, per alcuni trattamenti possono essere effettuati da ulteriori soggetti terzi, ai quali Demetra potrà affidare – se necessario – talune attività̀ (o parte di esse) che opereranno in qualità di Titolari autonomi o saranno designati Responsabili del trattamento e sono essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie:

a. Consulenti (Organizzazione, Contenzioso, Studi Legali, ecc.)

b. Società incaricate dell’amministrazione e gestione del personale,

c. Società di Revisione/auditing

d. Agenzie investigative

e. Istituzioni e/o Autorità̀ Pubbliche, Autorità̀ Giudiziaria, Organi di Polizia.

A seconda delle circostanze e delle condotte illecite segnalate, nell’ambito della gestione del procedimento di whistleblowing, i dati raccolti tramite le segnalazioni e le attività istruttorie potranno essere trasmessi alle autorità giudiziarie competenti.

CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali raccolti saranno conservati in archivi cartacei per tutto il periodo necessario allo svolgimento degli eventuali procedimenti scaturenti dalla gestione della segnalazione (disciplinare, penale, contabile) e sino ad un massimo di cinque anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

In qualità di interessati al trattamento, i segnalanti interessati del trattamento hanno il diritto di: chiedere l’accesso ai dati trattati – le informazioni fornite restano visionabili nella piattaforma tramite il codice segnalazione condiviso (che il segnalante è invitato a conservare e mantenere riservato); integrare i dati o richiederne la modifica mettendosi ulteriormente in contatto con il titolare attraverso la piattaforma (diritto di rettifica); in ragione del tipo di trattamento, si potranno verificare dei limiti sulle possibilità di ottenere la cancellazione dei dati personali o nelle richieste di limitazione del trattamento dei dati.

Ogni interessato ha il diritto di rivolgersi al Garante per la Protezione dei Dati Personali per far valere i propri diritti in relazione al trattamento dei Suoi dati personali.

              Aggiornata al 20 dicembre 2023